レタートレーを用意して郵便物を分類。
未開封の郵便物、開封したが何らかの処理をしないといけない郵便物、シュレッダーにかけないといけない郵便物——
うん、綺麗に分類できている。
というのは勘違いだ。
未開封の郵便物が溜まるのは仕方ない。
まとめて開封した方が効率的だからだ。
じゃあ他の２つ——
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何らかの処理をしないといけない郵便物
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シュレッダーにかけないといけない郵便物
この二つは何だ？
処理をしないといけないならさっさとしてしまえ。
シュレッダーにもさっさとかけろ。
分類なんてするから、こうやって面倒な作業をサボっているのに堂々と「整理してます」なんて言ってしまうのだ。
郵便物入れは１つでいい
冒頭のように、郵便物を溜めてしまう原因のひとつは、分類することだ。
シュレッダーゴミを入れておく場所があると、「まとめてやった方が効率的だし」という言い訳のもと、シュレッダーゴミを溜めてしまう。
何らかの処理をしないといけない郵便物も同じだ。
スキャナーでスキャンして保存したければその時にすればいいし、返信が必要ならすぐに返せばいいし、どこかで手続きをしないといけないならできるだけ早く済ませてしまった方がスッキリする。
というのは分かっていても、うまくできないのが実情だ。
だったら、そうせざるを得ない環境にしてしまえばい。
郵便物入れを、分類できない１つだけにするのだ。
では、具体的にその流れを追ってみる。
週に一度の整理
まず、用意した郵便物入れに未開封のものが溜まっていく。
それを週に１度とか、決めたタイミングでまとめて開封する。
開封すると、以下の３つに分類されるはずだ。
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そのまま捨てれるもの
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シュレッダーにかけて捨てるもの
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何らかの処理が必要なもの
そのまま捨てれるものは、もちろんその時に捨てる。
なので、全ての郵便物を開封し終えたら、目の前には二つの束がある。
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シュレッダーにかけて捨てるもの
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何らかの処理が必要なもの
まずは処理が必要なものから、今できることをこなす。
処理してゴミにする
例えば、スキャンしてデータとして保存しておきたいものは、まとめてスキャンする。
スキャンを終えたら、その紙はゴミになるかもしれない。
重要事項が書かれた紙なら、シュレッダーだ。
だから、シュレッダーよりも先に済ませておくのだ。
ネットで何らかの手続きが必要なものも、その場で済ませておきたい。
残るのは、実際にどこかに出かけないといけないものや、返信するために書類を用意しないといけないもの。
つまり今その時に処理できないものだけになる。
それらは、郵便物入れに戻さず、クリアファイルに挟むなどして区別しておこう。
私はフラッティに入れている。
残りは、ゴミになっているので、ゴミ箱に捨てるか、シュレッダーにかけるかしよう。
まとめてシュレッダー
最後はお待ちかねのシュレッダータイムだ。
未開封の郵便物はなくなり、今できる処理や手続きは一通り済ませた。
今処理できないものは別の場所に保管したし、そのまま捨てれるものはゴミ箱へ。
目の前には、シュレッダーにかけないといけない書類しか残っていない。
やるべきことは、ひたすらシュレッダーのハンドルを回すことだ。
私は電動シュレッダーを信用していないので、ハンドシュレッダーを使っている。
安物で済ませず、そこそこいいやつを買えば手は疲れるが他に不便はない。
むしろメリットだらけだったりする。
さて、これでスッキリ、郵便物入れは空になったので、また未開封の郵便物だけを入れていけばいい。
終わりに
郵便物入れを分類せず一つだけにすることで、開封した郵便物の行き先を無くしてやったのだ。
郵便物入れから出して開封したものは、もう戻さない。
郵便物入れに戻すと次回の郵便物整理の際に邪魔になるからだ。
その心理を利用して「できるだけ最短で、可能なら開封したその時に処理を済ませてしまった方が楽だ」という状況を作っているのだ。
だから郵便物入れは別に気取ったレタートレーでなくていい。
ハーフボックスがオススメだ。
たまにくるA4サイズの封筒やカタログも縦にすれば入るし、ハーフなので普通の長型封筒がそこに沈んで取り出しにくくなることもない。
