ビルドンブング

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Evernoteタスク管理の整理疲れから脱却せよ

Evernote使ってますか?
 
私はEvernoteを全ての情報記録の入り口にしてますので、inboxにノートがどんどん溜まっていきます。
入り口としてEvernoteは大変便利です。
文字情報はもちろん、写真などファイルデータは共有メニューからEvernoteを選べば簡単に保存できます。
iPhoneには「SmartEver」のようにさくっとメモを残せる便利アプリもありますし、Androidならウィジェットでクイックノートをホーム画面に置いておけます。
 
問題はそうやって保存されたノートの整理方法なのです。
 
特にEvernoteをタスク管理に使おうとすると、この問題に直面しやすいです。
タスクに関するメモやアイデアをどう整理して実行するのか。
個別ノートのまま管理するのかプロジェクトノートを作ってそこにまとめていくのか。
いろいろなことができるEvernoteだからこそ、色々できすぎて定まりにくいです。
 
そして陥るのが「整理疲れ」です。
 
私もあれこれ考えながらノートブックやタグを作り直しては既存のノートを一から整理、その作業を何度も繰り返してきました。
そんな中で浮かび上がったEvernoteの整理しづらさの原因……
 
「階層化による管理に弱い」
 
Evernoteの整理には「ノートブック」と「タグ」を使います。
それぞれの特徴はEvernoteユーザーであれば十分に理解されているかと思いますので、説明は割愛します。
「タスク管理における階層化」に焦点を当ててみると、それぞれには次の問題があるのです。
  • ノートブックは2階層しか作れない
  • タグを階層化しても上位タグの絞り込みに下位タグが含まれない
詳細は以下にまとめます。
(説明不要の方は飛ばしていただいて構いません)
 
便宜上、行動単位のToDoを「タスク」、タスクが複数集まって構成される一つの目的・到達点を「プロジェクト」と表現しています。
 
ノートブック

複数のノートをまとめておける、ファイル管理におけるフォルダのような存在で、さらに複数のノートブックをまとめられる「スタッズ」もあります。
しかしそれが限界です。
「スタッズ→ノートブック→ノート」という2階層までしか作れないのです。
プロジェクトの進行中に、そのプロジェクトを進めるための下位プロジェクトが生じることは珍しくありません。そんな時、上限が2階層というのはかなり制限がある状態と言えると思います。
解決策としてノート内でアウトラインを使って強引に階層化する方法もありますが、ノートが見づらくなって煩雑になるだけです。ノート内の情報が増えると見逃しも増えます。
Evernoteの性質上、タイトル一覧でやるべきことがわかるくらいでないと、不便に感じます。
いちいちノートを開いて中身を確認するのは手間なのです。スマートフォンから閲覧する場合は特に。
 
タグ

タグなら階層は何層でも作ることができますが、上位階層のタグで絞り込んでも下位階層のタグは含まれません。
例えば「国」というタグの下位に「日本」というタグがあったとします。Evernoteの場合「国」タグで絞り込みをかけても「日本」タグがついたノートは出てこないのです。もしも出てくるようにしたければ「日本」タグをつけるノートには「国」タグもつける必要があるのです。
それでも2階層くらいまでは手間を許容できるかもしれません。しかしそれ以上となると、もはやタグをつける作業だけでも億劫になってプロジェクトが進まなくなってしまいます。
下位プロジェクトが幾つできるか不確定な状態で、この整理方法を選ぶのは後々の時間的損失が大きそうです。
 
 
さて、上記を踏まえて私が辿り着いたEvernoteにおけるタスク管理方法とはずばり……
 
タグを捨てる
 
タグをいくつもつけるのは面倒というのは上記の通りですが、そもそもタグを一つつけるのも手間なのです。
inboxのノートに対して「適切なノートブックに移動」と「適切なタグをつける」という二つの作業が発生します。単純に手間が2倍になってしまうからです。
 
(逆にノートブックを一つにしてタグのみで管理する方法もあります。そちらに興味のある方は当記事では扱いませんので「Evernote 管理 タグのみ」などで検索してみてください。ただし整理疲れにはご注意を。しっかりとした方針と分別ルールを決めてから実際の整理作業に取りかかってください。)
 
それでは、早速ご紹介しましょう。

私はタスク管理に関するノートブックを「Cycle」というスタッズにまとめていますが、名前はなんでもいいです。他のノートブックやスタッズとの並びの兼ね合いもあると思いますので、好きな名前をつけてください。
 
今のところは以下の7つのノートでうまく運用できています。
  1. 問題
  2. 課題
  3. 計画
  4. 行動
  5. 評価
  6. 修正
  7. 達成
一つずつ具体的に説明します。
 
1. 問題

原因(Why)を考える必要があるノートを入れています。
考えた結果、課題が明確になれば次の「課題」ノートブックに移動させます。
二つ以上の課題が発生した場合は「課題」に新しいノートを作ります。その際は問題となったノートのリンクを貼っておくと、後々修正が必要になった時に根本の問題ノートに行けるので便利です。
 
2. 課題

方法(How)を考える必要があるノートを入れています。
課題を解決できそうな方法(具体的な行動)が定まれば「計画」か「行動」にノートを移します。
 
3. 計画

課題を解決するための具体的な行動は決まっているものの、現時点では行動に移せないノートを入れておきます。
ただし、特定の時間や場所で実行できることが確定している場合は次の「行動」ノートブックに入れてください。
 
このノートブック内のほとんどが、下位プロジェクトの完了を待っている上位プロジェクトになるかと思います。裏を返せば、ずっと「計画」に留まっているプロジェクトには何らかの障害がある可能性が高いため、内容をより具体的にして下位プロジェクトを作るか、いったん「問題」に戻して何故進まないのか原因を探り直す必要があるかもしれません。
 
 
 
この段階に限りませんが、下位プロジェクトが発生した際は上位プロジェクトへのノートリンクを貼っておきます。その下位プロジェクトが「達成」に行った時、そのリンクから大元に帰って親プロジェクトを再開します。
 
4.行動

具体的なタスクとして実行する必要があるノートを入れておきます。
チェックボックスを使うなどしてEvernote内でタスクの完了を管理してもいいですが、ここは潔く他のアプリに任せる方が得策です。
この整理方法はプロジェクト単位でノートを作っていますので、プロジェクトを無視した単純な「やることリスト」を一覧することがEvernoteではできないからです。
また、アプリはToDoアプリと習慣化アプリの2種類を次のように使い分けることをオススメします。
  • やれば終わるタスクはToDoアプリ
  • 継続的に続けるタスクは習慣かアプリ
例えば「筋肉をつける」というプロジェクトならToDoアプリには「筋トレグッズを買う」や「筋トレの方法を調べる」、習慣かアプリには「1日30分筋トレをする」「寝る前にプロテインを飲む」といったタスクが登録されるかと思います。
 
一つのアプリであれこれしようとすると、かえって煩雑になりやすいです。
特定の用途に特化したシンプルなアプリを複数使う方が操作も単純で設定や操作の手間も少なくできます。
 
他のアプリにタスクを移したら、ノートは次の「評価」に送ってタスクの完了を待ちます。
 
5. 評価

タスクの完了を待っているプロジェクトのノートが集まります。
プロジェクトに関する全てのタスクが終わったら、そのプロジェクトの進捗を評価して、ノートを移動します。
プロジェクトが無事に達成できれば「達成」に、未達成であれば「修正」のノートブックに入れます。
 
6. 修正

問題を解決するための課題を見つけ、具体的な行動に落とし込んで実行に移したものの、達せに至らなかったプロジェクトのノートが集まっています。
もう一度考え直して、その結果に合わせて改めて「問題」「課題」「計画」「行動」のいずれかにノートを移動させ、再び「達成」に向けてプロジェクトを動かします。
 
7. 達成

いわゆるゴール地点になります。
全てのプロジェクトノートはこのノートブックに収まるように進行していきます。
そして何より、自分の試行錯誤の記録になっています。
私はこのノートブック内のノートを一つの財産と捉えています。
 
 
 
 
以上が私がたどり着いたEvernoteにおけるタスク管理の方法になります。
一言で言えば「PDCAサイクルの過程をより詳細に分解し、過程ごとにノートブックを作る」というものです。
 
また、全てのプロジェクトが必ずしも「問題」から始まるとは限りません。
思いついた段階ですでに具体的な行動になっていれば、いきなり「行動」に移すか、さっさと終わらせて「達成」か「ゴミ箱」に直行させても構いません。
(残しておきたければ「達成」に、些末なタスクなので見返すこともないなら「ゴミ箱」へ)
 
冒頭でも述べましたが、Evernoteにはあらゆるものを保存・記録できます。
そのため、ついついデータ整理を意識してしまいがちですが、目的を明確にしておいてください。
少なくともタスク管理における目的は「タスクをもれなく完了しプロジェクトを達成する」ことなのです。
そのためのEvernoteの役割は「やることを明確にし、そのために必要な情報をすぐに呼び出せる」ことのはずです。
それが満たされているのなら、それ以上の整理整頓は自己満足に過ぎず、生産性を落とすでしょう。
 
それでもどこか納得できなければ、とりあえずこの記事で紹介した7つのノートブックを作ってください。
そして「問題」のノートブックに次のタイトルのノートを作ります。
 
Evernoteでのタスク管理法
 
そのノートが「達成」に行く未来を祈ります。