IKEAで購入した新聞ラックが郵便物などの書類整理にぴったり。
オマケにペーパートレイに比べて省スペース。
ポケットが５つあるので書類を分類して管理できる。
というわけで今回は、私なりのIKEA新聞ラックを使った書類管理方法をご紹介。
1段目「未チェック」
最上段のポケットには未チェックの書類を入れている。
主に郵便物だ。
届くたびに開封してチェックするのは手間なので、上段のポケットにとりあえず放り込んでおいて、週に一度くらいの頻度でまとめて開封、中身をチェックする。
それから必要に応じて、以降に紹介する2〜4段目のどれかに移すか、不要なものはそのままゴミ箱に捨てる。
メールで言うところのinboxの役割だ。
ここに入っているものは内容を確認して、分類しなければならないということ。
2段目「要スキャン」
チェックした郵便物や書類のうち、スキャンしてデータとして保存しておきたいものは2段目に移動させる。
これも、毎回個別にスキャンするのは手間なので、ある程度溜まったらまとめてスキャン。
スキャン後のデータの整理方法については以下の記事が参考になるかと思う。
スキャンが終わった書類は、次に紹介する3段目かゴミ箱へ。
3段目「シュレッダーゴミ」
不要だからといって、そのままゴミ箱に捨てられない紙もある。
多いのは、郵便物に記載された住所。
これも、毎回シュレッダーにかけるのは手間なので、この3段目に溜めておいて、まとめてシュレッダーに持っていく。
私の場合、会社の電動シュレッダーを使わせてもらうので、溜まったら丸ごと会社に持って行っている。
4段目「保管書類」
データではなく、実物のまま持っておかなくてはならない書類もある。
ただ、そこまで量は多くないはず。
4段目のポケットに収まる程度。
公共料金や税金の支払い用紙や、この時期なら年末調整に使う保険料などの支払い証明書のなどなど。
5段目「コピー用紙ストック」
最下段にはコピー用紙のストックを置いている。
私は普段クリップボードに30枚ほどのコピー用紙を挟んで持ち歩いているので、すぐに用紙を補給できるようにしている。
紙を平置きすると場所を取るし、かといってブックスタンドなどで立てると曲がってしまう。
しかし、この新聞ラックに入れておけば万事解決。
取り出しやすくて省スペース。
なんなら、クリップボードの一時的な置き場としても使える。
まとめ
ここまで読んでいただければ分かったかと思うが、1段目から下に向かって流れるような使い分けにしている。
また、中の書類をまとめて取り出せるのと、背面からすり抜けて落ちてしまうのを防ぐために、各ポケットにクリアファイルを入れて使うのがオススメ。
本体には磁石もくっつくので、マグネット式のネームプレートなどで見た目をわかりやすくアレンジすることも可能。
以上になるが、あくまでも私なりの使い方に過ぎない。
製品上、5段をつなげて使う必要はなく、分割もできるし、公式ページにもあるように、平置きして引き出しの中に配置する使い方をしたって構わない。
使い方はどうあれ、この新聞ラックが便利なことに変わりはないので、もしも書類の整理に困っているなら検討してみてはどうだろうか。
