日々のメモや郵便物、保管しておかなければいけない重要書類など、生活の中で次々と書類が発生する。
もちろん、それらの書類は処理するか保管しなければいけない。
とはいえ、書類整理をする前に、まずはどこかにその書類を置かなくてはいけない。
そう考えてマガジンラックを使っていたのだが、そもそもそんな風にストックしているから書類を溜め込んでしまうということに気づいた。
マガジンラックに放り込んで満足する
私が使っていたのはIKEAで売っているマガジンラック。
５段あるので、それぞれに何の書類をストックするか決めて使っていた。
しかし、こうして分類して整理してしまうと、それだけでどこか満足してしまうのだ。
本当はシュレッダーにかけたりスキャンしてデータ化するなどしてさっさと処理しないといけないのだが、見た目にはスッキリしているのでついつい後回しに。
結果、マガジンラックにどんどん書類は溜まり、溜まれば溜まるほど整理が面倒になっていくという悪循環に陥る。
そもそも一つのマガジンラックで発生する全ての書類を整理するのに無理があったのだ。
書類に合わせた場所を用意してやるべきだ。
それにマガジンラックは斜めになっているので、ずっと書類を入れっぱなしにしていると紙は曲がってくるし、口が上を向いているので埃も溜まってくる。
書類はそれぞれに適した場所に置いておく方がスッキリする。
シュレッダーやスキャンは溜めずその時に
そのまま捨てられる紙はともかく、個人情報が記載された紙はシュレッダーにかけてから捨てなければならない。
マガジンラックで書類整理していたときは、１段をシュレッダーにかける書類入れにしていて、ある程度溜まったらまとめて会社の電動シュレッダーにかけていた。
しかしこの「ある程度」というのが曖昧で、おまけに電動シュレッダーとなるとまとめて何十枚でも裁断できるものだから、ついつい溜め込んでいたのだ。
しかし、自宅にもハンドシュレッダーを購入して溜め込むことなくその都度裁断できるようになった。
また、シュレッダーにかける紙に置き場を作らないことで、処理しないと机の上で邪魔になって作業できず、裁断せざるを得ない状態にできる。
これで、シュレッダーゴミを溜め込まなくなる。
スキャンしてデータ化する際も同じ要領だ。
まとめてスキャンしてもいいが、やはり「どれくらい溜まったらスキャンするか」が曖昧だし、まとめてスキャンした方が楽なので溜め込みがち。
しかし、そうやって溜めるよりもさっさとスキャンしてクラウドに保存した方がいつでもどこでもどの端末からでも見れるようになるのだから便利だ。
なので、置き場をつくらず、必要が生じたらその都度スキャンしておくようにする。
保管書類はバインダーかファイルへ
長期間置いておかないといけない書類や、重要な書類などは保管しておきたいわけだが、前述の通りずっとマガジンラックに入れていると埃を被ったり曲がってしまう。
そもそもマガジンラックは一時的に紙を入れておくのに適したもので、ずっと保管するならツールは他にある。
ファイルバインダーだ。
小物を30穴バインダーにまとめて管理しているのだから、大事な書類もそのバインダーに入れて仕舞えばいい。
マガジンラックだと紙をまとめて放り込まないといけないが、バインダーにファイリングすれば1枚ずつ個別にしたり、関連書類だけをまとめたり自由自在なので、必要な時もすぐに目的の書類だけを取り出せる。
保管せずどこかに持っていく必要があるときは、フラッティに入れておけばいい。
持ち歩かなければいけない書類はフラッティと決めているので、とりあえずフラッティを持って行けば問題ない状態にしておくことで「マガジンラックに入れたまま忘れた」なんて事態を回避することができる。
終わりに
メタルラックの側面を占領していたマガジンラックが消えたことで、ラックもスッキリとして見栄えが良くなったし「書類を整理しないと」というタスクが頭の片隅に居座り続けることもなくなり、頭もスッキリした。
IKEAで買った製品だったので、手放す際もIKEAに買い取ってもらえたので処分にも困らなかった。
そもそも手放そうと思ったきっかけは引っ越すときに重いし大きいし扱いに困ったからなのだが、結果的に色々とスッキリして満足だ。
