ビルドンブング

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無料メールアプリ「Spark」でメール整理の時間を大幅カット

やたらとメールのフォルダ分類が多い人がいます。
分類項目が多いということは、分類するのに時間と頭を使っているということです。
 
私のメールには3つのフォルダしかありません。
受信箱、アーカイブ、ゴミ箱です。
 
今回は、私なりに辿り着いたメールの整理方法と、それに最も適しているであろう無料アプリ「Spark」をご紹介します
Spark - メール

Spark - メール

Readdle Inc.無料posted withアプリーチ

メールのフォルダ分けをしない
冒頭で述べたように、私は基本的にメールのフォルダ分けはしません。
フィルタ設定で特定のメールは自動的にゴミ箱に行くようにしていますが、他にフォルダは作っていません。
  • 受信箱(Inbox)
  • アーカイブ
  • ゴミ箱
の3つだけです。
 
まず、全てのメールは受信箱に来ます。
内容を確かめた上で、不要ならゴミ箱へ。
保存する必要があるならアーカイブ
そのメールに対して返信など何らかのアクションをする必要があるものは受信箱に残します。そしてアクション実行後は適宜アーカイブかゴミ箱へ。
 
つまり受信箱にあるメールは、何らかの行動を起こす必要があるメールか、今後必要になるメールだけということになります。
 
これが一つのポイントです。
別に「要返信」や「重要」というフォルダを作って分類したって構わないのです。
しかし、メールを分類するという作業だけでは何も進みません。
メールに限った話ではなく、データを整理するという作業は妙に達成感があるため、やり終えると清々しい気持ちになるのですが、結局のところ整理しただけで、進捗は変わっていないのです。
 
だから私は終わったメールだけを他のフォルダ(アーカイブorゴミ箱)に移動させます。
受信箱をそのままメール関係のタスクリストにしているわけです。
保管先はEvernote
メールフォルダは3つと言いましたが、厳密にはメールの行き先はもう一つあります。
Evernoteです。
Evernote

Evernote

Evernote無料posted withアプリーチ

保管しておきたいメールをPDFにしてEvernoteに保存しておくのです。
 
では、保管しておきたいメールとは具体的に何でしょうか。
俗に言う「通知メール」です。
例えばネットショッピングの注文確認メール。
メール本文に注文内容や領収書発行ページへのリンクが記載されていますので、保管しておきたいメールです。
アーカイブとして残してもいいのですが、別にこの通知メールに対して返信することはないですよね。
そういうメールはPDFにしてEvernoteに保存しておきます。
明細書のメールであれば、その商品の説明書のデータなどと一緒にまとめて保管しておけばいいのです。
 
他には会員登録や問い合わせに関するメールがそれに該当します。
 
つまり、メールとして必要なのではなく、情報として必要なメールはPDFにしてEvernoteに置いておくということです。
Evernoteに保管したメールはそのままアーカイブかゴミ箱に移動します。
アーカイブorゴミ箱
Evernoteに保管するならアーカイブなど不要で全てゴミ箱でいいのでは?
と考えられるかもしれません。
 
しかしEvernoteにPDFで保存した場合、そのメールを再びメールデータとして戻すことはできません。
なので私は「返信できるメールかどうか」で区別しています。
 
機械的に送られたメールには基本的に返信が必要になることはありません。
そもそも返信しても意味のないメールだったりします。
だからPDFにした後に、メールそのものが必要になる場面などないのです。
 
一方、人が手で打ったメールに対しては基本的に返信する可能性があります。
 
なので私は、返信の必要がなくても、人から直接もらったメールは全てアーカイブしています。
それが「返信できるメール」なのです。
スワイプでサクッと仕分け
ここで登場するのが私がオススメするメールアプリ「Spark」です。
Spark - メール

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色々と便利な機能が搭載されているのですが、特筆すべきはスワイプでできる操作を4種類設定できる点。

このように、左右と深さで合計4つまでスワイプ時の操作を設定できます。
私の設定は上の画像のとおり
  • 既読/未読
  • アーカイブ
  • 削除
  • ピン留め
の4つの操作がスワイプだけでできるようにしています。
使用頻度が高いアクションを浅くスワイプに、頻度が低いアクションは深くスワイプにするのが基本かと思います。
 
ここまでに述べたようなメール整理をする場合、「アーカイブ」と「削除」の操作は必須です。
では、残りの既読/未読とピン留めはどんな時に使うのか、順に説明します。
あえてバッジをつける
既読はメールを開くまでもないが、削除やアーカイブする段階ではないメールに対して実行します。
ネットショッピングの注文受付メールなどですね。
内容は見なくてもわかっていますが、商品が到着するまでは受信箱に置いておくので。
 
逆に未読にするのはどんな時でしょうか。
バッジをつけたい時です。
「Spark」はアプリのため、アプリアイコンにバッジをつけることになります。

未読メールの数がバッジとして付いています。
このバッジ、ホーム画面を見るだけで目に入りますよね。
つまり「処理しないといけないメールがあるぞ」と自分に知らせるためにあえて未読にすることでアプリアイコンにバッジをつけるのに使うのです。
ピン留めは要整理
先述の通り、私は保管の必要があるメールはEvernoteに入れています。
「Spark」にはPDF化したメールをEvernoteに送る機能があり、それもスワイプ操作に設定できるのですが、私はあえてそれをせず、保管したいメールはピン留めして、後からピン留めしたメールをまとめてEvernoteに保存するようにしています。
 
これは単純に同じ作業はまとめて行った方が良いという利点もありますが、実はPDFの様式に不満があるからです。
Evernoteから書き出し
印刷からPDFとして保存

 
さて、上の2種類のPDFデータ。
一方は直接Evernoteに書き出したもの。もう一方はMacの機能でPDFとして印刷したものです。
何が違うか分かりますよね。
PDFとして印刷した方には件名と差出人・宛先、送信日時が上部に記載されるのです。
特に送信日時は重要で、あれもこれもとメールをEvernoteに書き出すと、時系列がよくわからなくなることもあります。
PDFとして印刷しておけば、送信日時も記載されるし、差出人もわかるので、もしもの時の備にもなります。
どうせEvernoteに保管するのなら、少しでも情報量が多い状態で保管した方が得ですよね。
 
なので私はEvernoteに保管したいメールは一旦ピン留めしておいて、後からまとめてMacの印刷から「PDFとして保存」してEvernoteに貼り付けるようにしています。
だからピン留めをスムーズに行えるよう、スワイプ操作の設定に入れているのです。
他にも便利なSpark
私のメール整理方法に、Sparkのスワイプ操作設定がぴったりだという話になりましたが、他にもSparkの魅力はたくさんあります。
  • gmailやiCloudメール、Yahooメールなどの複数アカウントを一つのメールアプリで管理できる
  • 各種アカウントごとに総合受信ボックスに表示するかしないかを選べる
  • アカウントごとにカラーを設定して一目でどのアカウントに来たメールか判別できる
  • いろいろな外部サービスと連携できる

しかもこういった便利な機能が無料で使えるのです。
実際は毎月のサブスクリプション方式の課金もあるのですが、追加される機能はほとんどがチームで利用する場合に必要となる機能なので、個人で使う分には無料で申し分ないです。

おまけにiOS、Mac、Androidのアプリがあり、Windows版も開発中とのこと。Windows版ができれば、全ての端末でSparkを利用し、メールの同期や操作性の統一が図れます。
まとめ
というわけで、私なりのメール整理方法と、それを快適に実行できるアプリ「Spark」を紹介しました。
Spark - メール

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Readdle Inc.無料posted withアプリーチ

Sparkを開発している「Readdle」は、以前紹介した「PDF EXPRT」の開発元でもあり、他のアプリも高品質なので、もしもSparkを使ってみて操作性を気に入ったのなら、他のアプリも見てみて下さい。